Работа тренера – это не только практические занятия, но и огромное количество отчетности, ведение графика посещаемости, отслеживание оплаты и напоминаний. Меня зовут Ольга Задорожная. Я работаю личным тренером по бегу в своём клубе «Free run» в Ярославле и уже не первый год ежедневно сталкиваюсь с этим.

На данный момент я веду как очную работу с группами спортсменов и любителей, так и провожу занятия дистанционно. В онлайн режиме занятия проходят индивидуально с 6-ю обучающимися по программе «Индивидуальный план» за 2 500 в месяц. Очно занимаются 3 группы, здесь ведется оплата по абонементу – 12 занятий в месяц по 1500 рублей со спортсмена.

Расскажу, как отчетность велась раньше, и как я упростила себе задачу.

Нанимать помощника, который занимался всей бумажной волокитой, для меня не рентабельно. Работая на себя, ценишь свои финансы. При этом, конечно, хотелось бы ценить и время. Но это проблематично. Как и мои коллеги я заносила все данные по-старинке в ежедневник. Основной проблемой учета стала посещаемость. Те, кто работает в данной сфере, поймут меня. Спортсмены могут пропускать занятия, приходится переносить их, включать в другие группы. Каждый месяц я составляла таблицу, в которой постоянно делались заметки, изменения. С дистанционным обучением все было немного проще, но хватало своих «заморочек».

Доставлял проблем и учет оплаты. Все платили в разное время, и по разным тарифам. Кто-то забывал о сроках, другие вносили частями, третьи напротив - за несколько занятий/месяцев вперед. И все это необходимо было держать у себя в голове и в записной книжке, регулярно напоминать о необходимости внесения оплаты. Кроме этого, очники вносят плату еще и за аренду манежа. И если я еще могу дать отсрочку, то руководство манежа достаточно строго в этом плане. Занятия приходилось отменять или переносит на улицу.

Я совмещала записи в ежедневнике со смартфоном. Пыталась настроить уведомления во встроенном календаре, напоминания, как-то систематизировать процесс оповещения в рабочих чатах в социальных сетях и сервисах. Да, за годы работы, опыт в этом деле пришел. Но все равно я тратила уйму времени на организационные вопросы. Хотелось же уделять больше внимания самим занятиям, набрать дополнительные группы. Но я понимала, что не справлюсь с такой текучкой, если не найду оптимальный способ организовать учет.

Простое решение

Я неоднократно пробовала работать с разными приложениями, программками. Некоторые из них были в чем-то полезны, но все же не учитывали потребности индивидуального тренера. Отсутствовали нужные параметры. Другие были настолько запутанными и сложными, что разобраться в них и внести данные занимало еще больше времени.

Решила опробовать приложение OperCrew и сразу удивилась простоте использования. Все было понятно с первого раза, разложено по полочкам даже для неопытного человека. За пару часов в приложение были занесены все клиенты с контактными данными, тарифы, стоимость, график посещаемости. Вся информация синхронизируется между собой – определенный клиент прикрепляется к группе, цене, времени оплаты.

Бумажный вариант с собой носить неудобно, особенно на тренировки. Теперь же все было в смартфоне, под рукой. При необходимости можно было внести корректировки прямо на месте, без лишней волокиты с записями. В приложении достаточно выбрать тех, кто пришел на тренировку, отметив посещение.

Больше всего мне понравилась работа со счетами и оплатой. Я тренер, а не бухгалтер, и разбираться со скучной отчетностью было самым трудным. OperCrew предложил альтернативу постоянному личному контролю. Каждому клиенту присваивается график оплаты и цена услуг. Система самостоятельно отправляет напоминание о необходимости внесения оплаты на электронную почту или пуш уведомления. В случае возникновения задолженности направляется повторный запрос. Дисциплина оплаты заметно улучшилась. После таких «напоминалок» клиенты практически сразу совершают оплату. А я же в свою очередь в удобном формате на экране смартфона вижу, у кого остались задолженности, для кого услуги временно приостановлены и т.д. Это помогает и не забыть о тех, кто по каким-то причинам сделала паузу в тренировках.

Приложение я порекомендовала клиентам. Разработчики предлагают установку отдельно клиентской части. В этом случае мои самые организованные спортсмены получают пуши, а также могут самостоятельно отслеживать график занятий и видеть состояние своих расчетов.

Первое время я дублировал всю информацию в свой старенький ежедневник. Но приложение не давало сбоев, а у меня появилось больше времени. Удалось набрать дополнительные группы, а значит прибыль увеличилась. Так что я полностью отказался от старых способов ведения учета.

На практике приложение OperCrew зарекомендовало себя как надежный помощник. Я возложила на него весь финансовый учет. Мне остается только вносить новых клиентов и получать уведомления об оплате. Это эффективно, надежно и практично!